Thường thì bạn sẽ cần phải điền vào một file PDF trên máy Mac của mình. Có thể bạn đang xin vay tiền, trả lại hàng cho cửa hàng, gửi yêu cầu hoặc nộp đơn xin việc. Dù là gì đi nữa, rất có thể tài liệu bạn cần điền là một file PDF. Đó là bởi vì PDF là định dạng phổ biến cho tài liệu và nó hoạt động trên Windows, macOS, Android hoặc iOS – và trông giống nhau trên bất kỳ nền tảng nào bạn mở nó.
Điều đó rất tốt, nhưng việc phải in nó ra, điền vào bằng bút (và cần phải viết tay!) rồi quét để gửi email hoặc gửi thư là khá phiền phức. Chắc chắn không ai muốn lãng phí thời gian với những rắc rối đó.
Vậy, bạn sẽ làm gì khi phải đối mặt với các biểu mẫu PDF? May mắn thay, việc điền vào một file PDF trên máy Mac rất dễ dàng, và bạn không cần phải mua phần mềm đắt tiền để làm điều đó. Bạn có thể chỉnh sửa PDF trên máy Mac miễn phí. (Nếu bạn muốn trả tiền cho một ứng dụng, hãy xem bài tổng hợp Phần mềm Chỉnh sửa PDF Tốt nhất cho Mac của chúng tôi để biết các tùy chọn tốt nhất).
EaseUS PDF Editor Giúp Chỉnh Sửa PDF Trên Mac Dễ Dàng Hơn
EaseUS PDF Editor cung cấp một bộ công cụ chỉnh sửa PDF hoàn chỉnh để thêm chỉnh sửa vào các file PDF trên máy Mac của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng, và nó thậm chí còn chuyển đổi các tài liệu được quét thành văn bản. Chỉnh sửa văn bản có định dạng, chèn hình ảnh hoặc liên kết, chú thích hoặc bình luận, chuyển đổi file PDF sang Word, PowerPoint, Excel, EPUB hoặc JPG/PNG, điền vào biểu mẫu PDF, watermark và ký PDF.
Giảm giá 25% – Mã giảm giá độc quyền: MACWORLD25
PHẦN MỀM CHỈNH SỬA PDF CHO MACPhần mềm chỉnh sửa PDF cho Windows
Các tính năng tích hợp sẵn của macOS giúp việc điền vào và thậm chí ký PDF trở nên dễ dàng. Tùy thuộc vào phiên bản macOS bạn đang sử dụng, các công cụ chỉnh sửa PDF được tích hợp sẵn trong Quick Look (hiển thị bản xem trước của tài liệu khi bạn nhấp vào tệp và nhấn dấu cách). Hoặc bạn có thể mở PDF trong ứng dụng Preview và truy cập các công cụ để thêm văn bản vào PDF cũng như tô sáng, gạch chân và gạch ngang văn bản, xoay trang, thêm và xóa trang, thêm mũi tên và các hình dạng khác và thêm bình luận vào PDF.
Việc thêm chữ ký vào PDF cũng rất đơn giản như chúng tôi đã giải thích ở đây: Cách ký PDF trên máy Mac. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến điều này bên dưới.
Nhưng nếu bạn muốn có nhiều tính năng hơn khi chỉnh sửa PDF (bao gồm cả việc thay đổi văn bản hiện có), có một số ứng dụng chuyên dụng có thể nâng cao khả năng chỉnh sửa PDF của bạn lên một tầm cao mới. Hãy xem bài tổng hợp Phần mềm Chỉnh sửa PDF Tốt nhất cho Mac của chúng tôi. Chúng tôi cũng xem xét một số tùy chọn miễn phí ở đây: Phần mềm chỉnh sửa PDF miễn phí cho Mac.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa PDF trên máy Mac miễn phí.
Nếu bạn muốn chuyển đổi tài liệu thành PDF, hãy đọc: Cách tạo PDF trên Mac
Cách chỉnh sửa PDF trên máy Mac miễn phí bằng Quick Look
Quick Look là một công cụ tuyệt vời để mở bản xem trước của bất kỳ thứ gì trên máy Mac của bạn mà không cần phải mở phần mềm liên quan đến nó. Bạn có thể xem trước bất kỳ tài liệu nào bằng cách tìm nó trong Finder (hoặc nếu nó nằm trên màn hình nền, bạn có thể truy cập nó ở đó). Chỉ cần nhấp vào tệp để chọn nó và nhấn dấu cách.
Dưới đây là cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa trong Quick Look để điền vào một file PDF trên máy Mac:
- Tìm file PDF bạn muốn sửa đổi.
- Chọn nó và nhấn dấu cách.
- Khi bạn nhấn dấu cách, bản xem trước của tệp sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn.
- Ở phía trên bên phải của bản xem trước, tìm biểu tượng trông giống như một cây bút chì. Nhấp vào nó.
- Bây giờ bạn sẽ thấy các công cụ chỉnh sửa (chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng tất cả các công cụ này chi tiết hơn bên dưới). Các công cụ bao gồm công cụ vẽ, hình dạng và ở vị trí thứ ba là công cụ văn bản (một chữ A trong một hộp). Nhấp vào đó.
- Khi bạn nhấp vào công cụ văn bản, một hộp sẽ xuất hiện với từ Văn bản bên trong. Bạn có thể di chuyển nó đến vị trí trên màn hình và nhập bất cứ điều gì bạn muốn thêm vào PDF. Bạn sẽ có thể di chuyển nó xung quanh nếu bạn nhấp vào bên trong hộp để biểu tượng bàn tay xuất hiện thành nắm đấm.
- Văn bản có thể có màu đỏ theo mặc định. Để thay đổi giao diện, hãy chọn văn bản và sau đó nhấp vào biểu tượng “Aa” trong menu. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể chọn màu sắc, phông chữ và kích thước của văn bản.
- Một số biểu mẫu được thiết kế để dễ dàng điền vào và bạn có thể thấy rằng các hộp văn bản tự động xuất hiện ở nơi bạn cần nhập liệu. Thậm chí có thể bạn có thể thêm dấu tích chỉ bằng cách nhấp vào một hộp.
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Xong để lưu các thay đổi.
- Bây giờ bạn có thể chia sẻ PDF đã hoàn thành.
Cách thêm chữ ký vào PDF bằng Quick Look
Bạn cũng có thể thêm chữ ký của mình từ bản xem trước Quick Look này. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào biểu tượng Chữ ký trong menu.
- Chọn Tạo Chữ ký từ các tùy chọn.
- Hoặc sử dụng bàn di chuột để thêm chữ ký, hoặc ký tên của bạn lên một tờ giấy và giơ nó lên máy ảnh. Bạn sẽ có kết quả tốt hơn nếu sử dụng bút đen đậm.
- Bây giờ chỉ cần nhấp vào chữ ký của bạn và nó sẽ được thêm vào tài liệu.
- Kéo nó vào vị trí.
Cách chỉnh sửa PDF trên máy Mac miễn phí bằng Preview
- Nếu bạn nhấp vào PDF, nó sẽ tự động mở trong Preview, trừ khi bạn đã cài đặt trình xem PDF khác. Trong trường hợp đó, để đảm bảo PDF mở trong Preview, hãy nhấp chuột phải vào PDF, sau đó chọn Mở bằng > Preview.
- Nhấp vào biểu tượng trông giống như một cây bút chì trong một vòng tròn, điều này sẽ mở các công cụ Đánh dấu bao gồm: công cụ chọn văn bản, công cụ chọn hình chữ nhật, công cụ phác thảo và vẽ, hình dạng, văn bản và chữ ký, ghi chú, kiểu hình dạng và viền, màu nền và kiểu văn bản.
- Bạn có thể sử dụng các công cụ khác nhau trong Preview để thêm văn bản, gạch chân, tô sáng, vẽ lên và hơn thế nữa vào PDF. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng các công cụ này bên dưới, nhưng chỉ để thêm văn bản vào PDF, phương pháp tương tự như đã mô tả ở trên cho Quick Look.
Cách thêm văn bản vào PDF trên máy Mac, sửa đổi PDF
Sau khi mở tài liệu PDF trong Preview (hoặc Quick Look), hãy thử nhấp vào khoảng trống mà PDF cho biết bạn nên nhập dữ liệu. Có thể bạn sẽ có thể nhập liệu ở đó; đôi khi PDF được thiết lập theo cách mà Preview có thể biết vị trí cần nhập văn bản. Nếu đó là trường hợp, việc thêm văn bản chỉ đơn giản là nhấp vào khu vực chính xác và nhập liệu.
Nếu các hộp văn bản không được thiết lập chính xác, bạn cần tự tạo hộp văn bản, đây là cách thực hiện.
- Nhấp vào biểu tượng trông giống như một chữ A có ô vuông xung quanh, hoặc chọn Công cụ > Chú thích > Văn bản.
- Một hộp nhỏ sẽ xuất hiện ở giữa trang với từ “Văn bản” bên trong. Có thể di chuyển nó bằng cách kéo đến bất kỳ vị trí nào trên trang. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của nó cho phù hợp với bố cục của PDF. Sau khi hài lòng với vị trí, chỉ cần bắt đầu nhập liệu.
- Nếu bạn muốn thay đổi phông chữ, kích thước hoặc màu sắc của văn bản, hãy nhấp vào biểu tượng “Aa” trên thanh công cụ. Điều này sẽ mở ra tùy chọn định dạng tiêu chuẩn để bạn có thể thay đổi văn bản và căn chỉnh (ví dụ, nếu nó được căn giữa và bạn muốn căn trái).
- Nếu bạn muốn di chuyển các hộp văn bản xung quanh, chỉ cần nhấp vào chúng và kéo.
Cách thêm dấu tích vào ô trong PDF
Khá phổ biến là các file PDF có các ô mà bạn được cho phép thêm dấu tích (√) hoặc dấu chéo (X). Để thêm dấu chéo, chỉ cần sử dụng phím X, nhưng nếu bạn muốn thêm dấu tích thì sao?
Đôi khi PDF được thiết lập theo cách mà dấu tích tự động xuất hiện (đôi khi bạn cần nhấp đúp), nhưng nếu không, đây là cách đặt dấu tích vào ô:
- Nhấp vào hộp Văn bản (chữ T trong một ô vuông).
- Di chuyển hộp văn bản đến vị trí bạn cần thêm dấu tích.
- Nhập Option/Alt + V. Đây là cách nhập dấu tích trên bàn phím Mac.
- Nếu bạn không thích giao diện của dấu tích đó (dấu kiểm), hãy thử thay đổi phông chữ cho đến khi bạn tìm thấy phông chữ mà mình thích.
- Khi bạn hài lòng với dấu tích của mình, hãy sao chép và dán nó vào mọi nơi bạn cần sử dụng trong tài liệu.
Ngoài ra, bạn có thể cắt và dán: √
Cách sao chép văn bản từ tệp PDF
Đôi khi bạn cần sao chép văn bản từ một tài liệu sang tài liệu khác, nhưng việc này có thể khó khăn với các tệp PDF.
Tuy nhiên, Preview có một giải pháp đơn giản. Biểu tượng đầu tiên trên thanh công cụ, có chữ “A” với một thanh giống như thanh bạn thường thấy trong trình xử lý văn bản, sẽ kích hoạt tùy chọn chọn văn bản.
- Nhấp vào biểu tượng này, sau đó tìm các từ bạn muốn lưu.
- Bôi đen chúng rồi nhấn Command + C, hoặc nhấp chuột phải để mở tùy chọn Sao chép.
- Bây giờ bạn có thể dán văn bản vào bất kỳ tài liệu nào, hoặc bất kỳ vị trí nào khác trong tệp PDF (miễn là bạn tạo một hộp văn bản).
Cách thêm ghi chú và bình luận vào tệp PDF
Một tính năng hữu ích khác được tìm thấy trên thanh công cụ của Preview là Ghi chú. Tính năng này cho phép bạn chọn một vùng trên tài liệu (ví dụ: văn bản có lỗi) và bôi đen nó để cảnh báo đồng nghiệp hoặc để lại lời nhắc nhở cho bản thân.
- Để truy cập Ghi chú, hãy vào Công cụ > Chú thích > Ghi chú. Điều này sẽ tạo ra một hộp màu vàng trong vùng bạn đã bôi đen.
-
Bây giờ hãy nhập bất kỳ suy nghĩ nào bạn có, nhấp vào một phần khác của tài liệu, và hộp sẽ đóng lại thành một hình vuông màu vàng.
-
Nếu bạn muốn xem nội dung của một ghi chú, chỉ cần nhấp vào nó và nó sẽ mở rộng ra.
Cách tạo hình dạng trong Preview
Preview cũng bao gồm khả năng tạo hình dạng, nơi bạn có thể làm nổi bật các khu vực nhất định mà bạn muốn làm nổi bật.
- Nhấp vào biểu tượng có Hình vuông và Hình tròn, sau đó chọn hình dạng của bạn từ menu.
- Các hình dạng bao gồm hình vuông, bong bóng lời nói, ngôi sao và hình lục giác, cùng nhiều hình dạng khác. Ngoài ra còn có mũi tên và đường thẳng.
- Hình dạng sẽ xuất hiện trên tài liệu và có thể được di chuyển và thay đổi kích thước theo ý muốn bằng cách kéo bất kỳ hình tròn màu xanh nào dọc theo các cạnh hoặc đầu, tùy thuộc vào hình dạng.
- Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc của hình dạng, hãy chọn hình dạng và nhấp vào hộp có các đường dày xung quanh nó trong menu, điều này sẽ hiển thị bảng màu.
- Bạn cũng có thể thay đổi độ dày của các đường bằng cách nhấp vào các biểu tượng của ba đường thẳng. Ngoài ra còn có tùy chọn thêm bóng để làm cho hình dạng thực sự nổi bật.
- Nếu bạn muốn làm nổi bật một cái gì đó cụ thể, bạn có thể chọn tùy chọn phóng đại ở cuối bảng màu hình dạng. Bạn có thể làm cho hình tròn này lớn hơn bằng cách kéo chấm màu xanh, và phóng đại văn bản bên trong nó bằng cách kéo chấm màu xanh lá cây.
Cách sắp xếp lại và thêm trang vào tệp PDF
Nếu tệp PDF bạn đang chỉnh sửa có nhiều trang, hoặc nếu bạn muốn thêm nhiều trang hơn vào đó, điều này có thể dễ dàng thực hiện trong Preview, hướng dẫn như sau.
- Bắt đầu bằng cách nhấp vào nút Menu Xem trong menu (phía trên công cụ Aa).
- Chọn Hình thu nhỏ. Điều này sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về tất cả các trang trong tài liệu.
- Để thêm tệp PDF mới, bạn chỉ cần kéo nó từ Finder vào thanh bên này.
- Để xóa một trang khỏi tệp PDF, hãy nhấp vào hình thu nhỏ của trang để chọn nó và sau đó nhấn phím Delete.
- Để sắp xếp lại các trang trong tệp PDF, chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ của trang và kéo nó để di chuyển nó lên hoặc xuống trong thanh bên.
Cách giảm kích thước tệp PDF
Nếu bạn đang cố gắng gửi email một tệp PDF cho ai đó và kích thước tệp hơi lớn, bạn có thể muốn giảm kích thước. Đây là một ý kiến hay nếu bạn đang nghĩ đến việc gửi tin nhắn tệp PDF cho ai đó.
- Để giảm kích thước của tệp PDF, hãy nhấp vào Tệp > Xuất dưới dạng PDF.
- Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Bộ lọc Quartz và chọn Giảm kích thước tệp.
- Nhấp vào Lưu.
- Tài liệu thu được sẽ có kích thước nhỏ hơn nhiều.
Thêm chữ ký vào tệp PDF
Bạn có thể muốn ký tài liệu, và điều này cũng có thể được thực hiện trong Preview. Chúng tôi có hướng dẫn chi tiết hơn về việc thêm chữ ký vào tệp PDF tại đây, nhưng các bước như sau:
- Vào biểu tượng trên thanh công cụ trông giống như một nét vẽ nguệch ngoạc và chọn Tạo chữ ký.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể sử dụng bàn di chuột của mình như một sổ ghi chép ảo. Bằng ngón tay hoặc bút stylus, bạn chỉ cần vẽ chữ ký và nhấn bất kỳ phím nào khi bạn hoàn tất.
- Nếu bạn không làm đúng lần đầu tiên, chỉ cần nhấp vào nút Xóa và thử lại. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào nút Xong và chữ ký của bạn sẽ được lưu vào Preview, sẵn sàng để sử dụng bất cứ khi nào bạn muốn ký tài liệu trong tương lai.
- Để thực sự chèn chữ ký, hãy nhấp vào biểu tượng nét vẽ nguệch ngoạc một lần nữa, sau đó nhấp vào chữ ký bạn đã tạo và nó sẽ xuất hiện trên tài liệu trong một hộp văn bản.
- Bây giờ hãy kéo chữ ký đến vùng thích hợp, thay đổi kích thước nếu cần, sau đó nhấp vào bất kỳ vị trí nào khác trên tài liệu và hộp sẽ biến mất, chỉ còn lại chữ ký của bạn.
Các trình chỉnh sửa PDF tốt nhất
Preview là một giải pháp tuyệt vời để nhanh chóng thực hiện các thay đổi đối với tệp PDF, nhưng nếu bạn muốn nâng cấp lên trình độ chuyên nghiệp hơn, thì bạn có thể xem xét một gói phần mềm chuyên dụng. Chúng tôi đã xem xét một vài công cụ để chỉnh sửa tệp PDF tại đây.
PDFelement dành cho Mac, ví dụ, được xây dựng để tạo, chỉnh sửa và chú thích tệp PDF. Nó có thể tự động định dạng lại văn bản và sử dụng OCR để biến các tài liệu giấy hoặc bản quét kỹ thuật số thành tệp PDF có thể chỉnh sửa; cộng với khả năng tạo các biểu mẫu tương tác từ các tài liệu Microsoft Word, và rất nhiều tính năng khác.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng hoặc tạo tệp PDF, thì chắc chắn đáng để xem xét. Có phiên bản dùng thử miễn phí của phần mềm, nơi bạn có thể khám phá các khả năng của nó, và nếu nó đáp ứng các yêu cầu của bạn, thì giá bắt đầu từ £64.99/$69.99 cho giấy phép tiêu chuẩn người dùng đơn năm từ Mac App Store tại đây, bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử miễn phí tại đây.