Các tệp PDF được sử dụng rộng rãi ghi lại văn bản và hình ảnh gần như chính xác như cách chúng hiển thị trong ứng dụng tạo ra chúng. Định dạng này được thiết kế để lưu trữ văn bản và cả hình ảnh bitmap và vector, với văn bản có sẵn để tìm kiếm, sao chép và thậm chí chỉnh sửa trong ứng dụng phù hợp. Phần “sao chép” đó có thể dẫn đến rất nhiều rắc rối khi mọi người cố gắng xóa các chi tiết khỏi tệp PDF trước khi phân phối – chỉnh sửa các chi tiết từ một vụ kiện, tài liệu chính phủ, hoặc thậm chí là thông tin liên lạc nội bộ – bằng cách vẽ các hộp đen lên các từ và đoạn văn họ muốn bảo vệ.
Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, việc vẽ hộp lên văn bản trong PDF chỉ thêm các hộp vào – nó không xóa văn bản bên dưới chúng. Bất kỳ ai muốn trích xuất văn bản bên dưới lớp che khuất chỉ cần kéo qua vùng đó bằng công cụ chọn hoặc chọn Chọn tất cả trên trang. Văn bản được sao chép sau đó có thể được dán vào bộ xử lý văn bản hoặc trình soạn thảo văn bản.
Việc chỉnh sửa đúng cách có thể ngăn chặn thông tin gây khó xử, độc quyền hoặc bí mật bị rò rỉ, như trong một vụ kiện liên quan đến một cộng sự của Rudolph Giuliani. Mặc dù văn bản dường như bị xóa ở một số nơi, người đọc có thể chọn phạm vi, sao chép và dán nó vào một tài liệu khác để đọc đầy đủ.
Những lớp phủ hộp đen này đã dẫn đến những tình huống gây khó xử và thảm họa về mặt pháp lý kéo dài vài thập kỷ. Ba sự cố đáng chú ý: việc vô tình phát hành thông tin trong một hồ sơ vào năm 2011 trong vụ kiện kéo dài giữa Apple và Samsung, việc tiết lộ các cáo buộc chính trong vụ truy tố Paul Manafort năm 2019 cáo buộc mối liên hệ của ông ta với một cộng sự được cho là có liên hệ với Nga – và vào ngày 25 tháng 5 năm 2021, khi thông tin được tiết lộ khi CNN thực hiện sao chép và dán trong các hồ sơ của luật sư cho một bị cáo trong một vụ án liên quan đến cựu thị trưởng thành phố New York Rudolph Giuliani.
Nếu bạn cần xóa văn bản khỏi tài liệu PDF trước khi gửi – và bạn không thể chỉ đơn giản là loại bỏ thông tin trong tài liệu nguồn được sử dụng để tạo PDF và tạo một tài liệu mới – bạn có thể sử dụng một số ứng dụng để cắt bỏ văn bản bí mật, bị cấm về mặt pháp lý, gây khó xử hoặc độc quyền khỏi PDF trước khi gửi nó đi.
Cách chỉnh sửa trong macOS Preview
Preview cảnh báo nếu bạn cố gắng vẽ lên văn bản, vì điều đó không thực sự xóa nó khỏi PDF (trên cùng). Thay vào đó, hãy sử dụng công cụ Chỉnh sửa, công cụ này cũng tự giải thích.
Apple đã thêm một công cụ chỉnh sửa và các cảnh báo liên quan đến chỉnh sửa trong Preview dành cho macOS Big Sur vào năm 2020. Bạn sẽ nhận thấy điều này bất cứ khi nào bạn chọn một số công cụ trong thanh công cụ Đánh dấu của Preview. Hiển thị thanh công cụ chỉnh sửa đó bằng cách chọn Xem > Hiển thị thanh công cụ Đánh dấu hoặc nhấp vào biểu tượng Đánh dấu ở phía bên phải của thanh công cụ tiêu chuẩn, ngay phía bên trái của trường Tìm kiếm.
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong menu Hình dạng, bao gồm một đường có độ dày ở tùy chọn thứ sáu hoặc thứ bảy nặng nhất, và Preview sẽ nhắc bạn bằng một cảnh báo: “Nội dung phía sau chú thích này sẽ không bị xóa.” Nó khuyên bạn nên sử dụng công cụ Chọn chỉnh sửa mới.
Hầu hết các công cụ trong Hình dạng (được tô viền bằng hình chữ nhật màu đỏ) sẽ gây ra cảnh báo chỉnh sửa, vì chúng không xóa văn bản; hãy chọn công cụ Chỉnh sửa (được đánh dấu bằng mũi tên màu đỏ) thay thế.
Chọn công cụ đó và bạn sẽ nhận được một cảnh báo khác: “Nội dung đã chỉnh sửa sẽ bị xóa vĩnh viễn.” Apple giải thích thêm: “Bất kỳ nội dung nào được đánh dấu để chỉnh sửa sẽ bị xóa vĩnh viễn khi tài liệu được đóng.” (Với cả hai cảnh báo đó, bạn cũng có thể chọn một hộp để không bao giờ nhìn thấy chúng nữa.)
Kéo bằng công cụ chọn Chỉnh sửa trên văn bản, và một thanh đen với mẫu chữ X sẽ xuất hiện. Lưu lại, và văn bản đó không thể được khôi phục từ phiên bản đó của tệp, mặc dù bạn có thể sử dụng Tệp > Quay lại để chọn phiên bản trước đó trước khi chỉnh sửa hoặc lấy một bản sao từ bản sao lưu Time Machine.
Apple đã thêm các công cụ PDF mạnh mẽ hơn với macOS Sonoma, bao gồm phát hiện biểu mẫu thông minh và AutoFill nâng cao, vì vậy Preview có thể là tất cả những gì bạn cần để chỉnh sửa PDF.
Chỉnh sửa trong Preview sử dụng một mẫu đặc biệt. Nó là vĩnh viễn khi bạn lưu tệp.
Cách chỉnh sửa trong Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro (một phần của gói đăng ký Creative Cloud) cũng cung cấp một công cụ chỉnh sửa, có sẵn thông qua Chỉnh sửa > Chỉnh sửa Văn bản & Hình ảnh. Adobe sẽ cảnh báo bạn về cách hoạt động của tính năng này khi bạn lần đầu tiên chọn nó.
Acrobat cho bạn biết rằng văn bản sẽ bị xóa vĩnh viễn và cũng cung cấp tùy chọn vệ sinh.
Với công cụ được chọn, bạn có thể kéo cả văn bản và hình ảnh, mà Acrobat sẽ đánh dấu bằng đường viền màu đỏ để cho biết nó sẽ bị xóa hoàn toàn khi tệp được lưu. Acrobat cung cấp một tên tệp mới với từ “Đã chỉnh sửa” được chèn vào khi bạn tự động lưu tệp lần tiếp theo để tránh ghi đè lên tệp gốc của bạn.
Acrobat cũng bao gồm một tính năng “vệ sinh”, loại bỏ nhiều siêu dữ liệu ẩn, chẳng hạn như tác giả của tài liệu, thường được điền sẵn bằng tên của người đang sử dụng máy tính hoặc ứng dụng; các lớp văn bản không nhìn thấy nhưng có thể tìm kiếm được tạo ra khi một tài liệu được nhập dưới dạng một tập hợp hình ảnh và văn bản được xác định bằng thuật toán; và bất kỳ văn bản nào chạy ra khỏi trang hoặc hoàn toàn nằm ngoài lề và không thể được chọn.
Trên cùng: Acrobat hiển thị lựa chọn văn bản để chỉnh sửa trước khi tệp được lưu. Dưới cùng: Tệp đã lưu hiện hiển thị các thanh đen (không có văn bản ẩn).
Vệ sinh được tự động chọn khi bạn áp dụng chỉnh sửa, mặc dù bạn có thể bật tắt công tắc để tắt nó đi. Bạn vệ sinh riêng biệt mà không cần chỉnh sửa bất kỳ văn bản nào hiển thị bằng cách nhấp vào Vệ sinh Tài liệu.
Chỉnh sửa với PDFPen và PDFPen Pro
PDFPen và PDFPen Pro của Smile cũng có chức năng chỉnh sửa. Bạn có thể chọn văn bản thông qua Công cụ > Chọn Văn bản hoặc một vùng thông qua Công cụ > Công cụ Chọn Hình chữ nhật và sau đó áp dụng Định dạng > Chỉnh sửa Văn bản – Khối. Hình ảnh thu được đã được làm sạch.
PDFPen yêu cầu bạn chọn văn bản hoặc một vùng bằng công cụ tiêu chuẩn trước, sau đó áp dụng chỉnh sửa thông qua tùy chọn menu.
Cả hai phiên bản cũng cung cấp Định dạng > Chỉnh sửa Văn bản – Xóa, xóa văn bản để lại các vùng màu trắng phía sau thay vì màu đen. Điều này có thể tốt hơn trong các tài liệu có nền trắng.
Cũng xem Trình chỉnh sửa PDF miễn phí tốt nhất cho Mac, Trình chỉnh sửa PDF tốt nhất cho Mac và Cách quét vào PDF trên iPhone
Adobe Acrobat
Giá tốt nhất hiện nay: Miễn phí tại Adobe Reader
Apple Preview
