Cách thiết lập thư trả lời tự động trong Mail trên máy Mac
Nếu bạn có tài khoản email công ty ở nơi làm việc, rất có thể bạn cũng có một số cài đặt cho phép bạn thông báo cho mọi người khi bạn đang nghỉ phép hoặc đi công tác. Nhưng nếu không thì sao? Hoặc chỉ muốn thiết lập trả lời tự động email trên máy Mac ở nhà?
Nếu bạn đang sử dụng Mail, bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng không có cài đặt hoặc tùy chọn nào cho phép bạn thiết lập trả lời tự động như trên hệ thống email công ty. Và cũng không có tùy chọn nào cho nó trên iCloud (gợi ý nhẹ, Apple). Điều duy nhất bạn có thể làm để khắc phục vấn đề này là thiết lập quy tắc Trả lời Tự động trong Mail. Và đó là điều chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.
- Mở Mail và chọn Mail > Tùy chọn từ thanh menu trên cùng
- Chọn Quy tắc từ thanh công cụ (ở phía bên phải cùng).
- Bạn sẽ thấy các tùy chọn để thêm, chỉnh sửa, sao chép và xóa quy tắc. Theo mặc định, bạn có thể đã có quy tắc Tin tức từ Apple được thiết lập sẵn. Nhấp vào nút Thêm Quy tắc.
- Bây giờ bạn sẽ thấy một bảng thả xuống cho phép bạn tạo một quy tắc mà bạn có thể áp dụng cho email đến và đi trong Mail. Bạn có thể tạo và áp dụng nhiều quy tắc khác nhau tùy thích.
- Điều đầu tiên cần làm ở đây là tạo một tên Quy tắc duy nhất và thêm nó vào trường Mô tả. Bạn có thể đặt tên quy tắc bất cứ điều gì bạn thích, nhưng tốt hơn hết là nên đặt tên chung chung như ‘Trả lời Tự động’ – để bạn có thể sử dụng lại quy tắc này nhiều lần – hoặc đặt tên cụ thể nếu đó là lần duy nhất.
- Bây giờ bạn cần quyết định quy tắc Trả lời Tự động của bạn sẽ áp dụng cho ai. Điều này có thể là tất cả mọi người gửi email cho bạn trong khi bạn vắng mặt hoặc bạn có thể chia nhỏ quy tắc thành các nhóm người cụ thể. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một Quy tắc cho bạn bè và gia đình và một Quy tắc khác cho đồng nghiệp, hoặc thậm chí thiết lập các quy tắc khác nhau cho các tài khoản email khác nhau. Tùy thuộc vào bạn.
- Đối với hướng dẫn này, chúng ta sẽ giữ cho nó đơn giản. Vì vậy, bên dưới phần “Nếu bất kỳ điều kiện nào sau đây được đáp ứng”. Thay đổi “Từ” thành “Đến”.
- Giữ nguyên “chứa” như hiện tại.
- Và sau đó thêm địa chỉ email của bạn vào ô trống bên phải.
- Bên dưới “Thực hiện các hành động sau”
- Nhấp vào “Chuyển thư” và chọn “Trả lời thư” từ menu thả xuống xuất hiện.
- Sau đó nhấp vào văn bản Trả lời thư…
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho phép bạn viết thư vắng mặt. Khi bạn hài lòng với kết quả, hãy nhấp vào “OK” và cửa sổ bật lên sẽ biến mất.
- Nếu bạn đã sẵn sàng để kích hoạt Quy tắc, bây giờ là lúc để thực hiện. Nhấp vào “OK” một lần nữa trên cửa sổ Quy tắc.
- Quy tắc Trả lời Tự động / vắng mặt của bạn hiện đã hoạt động. Bạn có thể kiểm tra xem nó có hoạt động không bằng cách tự gửi email thử nghiệm cho chính mình.
- Khi bạn trở lại từ kỳ nghỉ hoặc bất cứ điều gì, hãy nhớ tắt Trả lời Tự động của bạn, nếu không mọi người sẽ nghĩ rằng bạn vẫn đang vắng mặt.
- Để làm điều đó, chỉ cần vào Mail > Tùy chọn > Quy tắc một lần nữa và bỏ chọn quy tắc Trả lời tự động mà bạn đã tạo trước đó.
Đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách thiết lập email trên máy Mac, iPhone và iPad tại đây. Cộng thêm cách gửi tệp đính kèm email trong Mail trên iPhone.
