Cách sử dụng Google Fax: Gửi Fax từ Gmail, Drive, Docs & Sheets
Ngày trước, tiếng chuông máy fax trong văn phòng từng gây náo loạn nhẹ: điều đó có nghĩa là có việc khẩn cấp và quan trọng xảy ra. Nhưng thời thế đã thay đổi, và cách chúng ta gửi và nhận fax cũng vậy.
Mặc dù fax vẫn luôn đáng tin cậy và an toàn như trước đây, sự ra đời của internet đã làm thay đổi cách thức hoạt động của quá trình này. Ngày nay, bạn có thể gửi fax qua internet mà không cần dựa vào những chiếc máy cồng kềnh của thời đại đã qua, được kết nối với đường dây điện thoại.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận và tìm hiểu về:
- Cách lấy số fax Google
- Cách gửi fax từ Gmail
- Cách gửi fax từ Google Docs và Sheets
- Cách gửi fax thông qua các nhà cung cấp dịch vụ email khác (Outlook, Yahoo, v.v.)
Cách lấy số fax Google
Sử dụng dịch vụ trực tuyến hiện nay là cách phổ biến nhất để gửi tin nhắn fax. Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn cần có một số fax trực tuyến. Số này có thể được liên kết với tài khoản Google của bạn, cho phép bạn gửi fax trong Gmail, Docs, Drive và Sheets, và nhận fax trực tiếp vào hộp thư đến.
Số fax Google không thực sự được Google tạo ra, mà được các dịch vụ fax trực tuyến như CocoFax cấp cho bạn. Bất kỳ tin nhắn fax nào được gửi đến số của bạn đều được chuyển đến máy chủ của nhà cung cấp, sau đó được chuyển đổi sang định dạng PDF và gửi đến hộp thư đến của bạn.
Bạn sẽ cần đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để có được số fax Google. Nhà cung cấp dịch vụ này sẽ đảm bảo tất cả dữ liệu đi qua máy chủ của họ được mã hóa và an toàn.
Cách gửi fax trong Gmail
Gửi fax qua email dễ dàng như gửi email, nhưng với một vài bước bổ sung đơn giản. Ví dụ sử dụng CocoFax, để gửi fax từ Gmail, bạn chỉ cần:
- Mở tài khoản Gmail của bạn
- Nhấp vào Soạn
- Nhập dòng tiêu đề và nội dung email
- Đính kèm tài liệu cần gửi fax từ ổ đĩa cục bộ hoặc Google Drive của bạn
- Nhập vào trường ‘Đến’ số fax của người nhận, được biểu thị là mã quốc gia + số fax + @cocofax.net, ví dụ: 77123456@cocofax.net
- Nhấn Gửi
Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng cần gửi fax tài liệu từ Gmail, bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí 30 ngày do các dịch vụ fax trực tuyến như CocoFax cung cấp để gửi fax miễn phí.
Nếu bạn muốn nhận fax qua Gmail, chỉ cần cung cấp số fax trực tuyến của bạn cho người gửi. Bạn sẽ nhận được fax dưới dạng tệp PDF, sau đó có thể dễ dàng xem trên bất kỳ máy tính nào.
Cách gửi fax trong Google Docs và Sheets
Nhiều người trong chúng ta lưu trữ các tài liệu quan trọng trên đám mây, giúp chúng ta không phải lo lắng về việc mất dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng Google Drive để lưu trữ các tài liệu Google Docs và Sheets, bạn có thể gửi những tài liệu này dưới dạng tin nhắn fax trực tiếp trong Drive.
- Mở Google Drive trong trình duyệt của bạn
- Nhấp vào tab ‘Thêm tiện ích’ từ thanh bên phải
- Chọn tiện ích bổ sung của nhà cung cấp dịch vụ fax và cài đặt nó
- Sau khi cài đặt, bạn sẽ được nhắc cho phép liên kết giữa fax và tài khoản Google của bạn
- Chọn và mở tài liệu/bảng tính bạn muốn gửi qua fax
- Chọn tiện ích bổ sung fax từ thanh bên
- Điền vào các trường cần thiết và nhấn Gửi
- Sau khi dữ liệu được truyền, nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi email xác nhận đến hộp thư đến của bạn
Gửi fax từ Google Drive rất tiện lợi. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ fax đến với các tài khoản Google khác và rẻ hơn so với các phương pháp fax truyền thống. Hơn nữa, bạn có thể lưu trữ sao lưu fax an toàn trên đám mây.
Gửi fax qua Outlook, Yahoo và các nhà cung cấp dịch vụ email khác
Có thể gửi fax qua các ứng dụng email khác ngoài Gmail. Quá trình này giống nhau, ngoại trừ phần đầu tiên.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ fax, chẳng hạn như CocoFax
- Đăng ký tài khoản để nhận số fax trực tuyến của bạn
- Trong quá trình đăng ký, hãy cung cấp ID email Outlook hoặc Yahoo của bạn
- Mở email của bạn và soạn một email với tài liệu bạn muốn gửi fax được đính kèm
- Điền vào trường ‘Đến’ như trước đây
- Nhấn Gửi
- Bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận việc gửi fax
Câu hỏi thường gặp
Fax có thể được gửi trực tiếp trong Google Drive không?
Có, với sự trợ giúp của nhà cung cấp dịch vụ fax trực tuyến đáng tin cậy.
Các định dạng tệp nào có thể được gửi qua fax trực tuyến?
Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ của bạn, bạn thường có thể gửi các tệp .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .png và .jpg.
Tôi sẽ nhận được fax ở đâu?
Bạn sẽ nhận được fax trong hộp thư đến của tài khoản email đã đăng ký. Ví dụ: Gmail, Outlook hoặc Yahoo.
Gửi fax trực tuyến là một cách dễ dàng và an toàn để chia sẻ các tài liệu kinh doanh quan trọng và khẩn cấp. Nó dễ dàng, nhanh chóng và không rắc rối. Tất cả những gì bạn cần làm là đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy và bạn đã sẵn sàng.
